E-Rechnung Pflicht: Alle Fristen 2025 bis 2028 im Überblick
Die E-Rechnungspflicht kommt nicht auf einmal, sondern in Stufen — und genau das stiftet Verwirrung: „Ab wann muss ich denn nun?" hängt davon ab, ob Sie empfangen oder ausstellen, wie hoch Ihr Umsatz ist und ob Sie Kleinunternehmer sind. Hier sind alle Fristen an einem Ort, mit Quellen.
Die Übersichtstabelle
| Datum | Wer | Was gilt |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer | Empfangspflicht: E-Rechnungen müssen angenommen und verarbeitet werden können. Ein E-Mail-Postfach genügt fürs Empfangen |
| bis 31.12.2026 | Alle Aussteller | Übergangsfrist: Papier weiterhin erlaubt, PDF und andere Formate mit Zustimmung des Empfängers |
| bis 31.12.2027 | Aussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Verlängerte Übergangsfrist: Papier/PDF (mit Zustimmung) weiter zulässig |
| 01.01.2027 | Aussteller mit Vorjahresumsatz über 800.000 € | Ausstellungspflicht: inländische B2B-Rechnungen nur noch als E-Rechnung |
| 01.01.2028 | Alle Aussteller | Ausstellungspflicht für alle — mit den Ausnahmen unten |
| dauerhaft | Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Vom Ausstellen befreit (§ 34a UStDV), Empfangspflicht bleibt |
Grundlage: Wachstumschancengesetz (Änderung von § 14 UStG) und das BMF-Schreiben vom 15.10.2024; die Kleinunternehmer-Befreiung kam mit dem Jahressteuergesetz 2024.
Was gar nicht unter die Pflicht fällt
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) — die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) — der Kassenbon vom Baumarkt bleibt ein Kassenbon.
- Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze.
- Rechnungen an oder von ausländischen Unternehmen ohne Sitz in Deutschland — hier gelten die üblichen Regeln, keine deutsche E-Rechnungspflicht.
Die drei häufigsten Missverständnisse
„Bis 2028 kann ich das Thema ignorieren." Nein: Empfangen müssen Sie seit 2025, und ab Januar 2027 stellen die großen Lieferanten verpflichtend um — dann liegen XML-Dateien in Ihrem Postfach, ob Sie wollen oder nicht. Was dann zu tun ist: E-Rechnung empfangen — die Pflichten im Detail.
„Als Kleinunternehmer bin ich komplett raus." Halb: Vom Ausstellen ja, dauerhaft. Vom Empfangen und Aufbewahren nein.
„Ein PDF per Mail ist doch elektronisch." Rechtlich ist ein gewöhnliches PDF seit 2025 nur eine „sonstige Rechnung". E-Rechnung heißt: strukturierte Daten nach EN 16931 — XRechnung oder ZUGFeRD.
Der 800.000-Euro-Punkt, sauber erklärt
Die Grenze bezieht sich auf den Vorjahresumsatz des Ausstellers. Ein Betrieb mit 900.000 € Umsatz in 2026 muss ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen. Ein Betrieb mit 500.000 € darf noch das ganze Jahr 2027 beim alten Verfahren bleiben und muss erst ab dem 01.01.2028 umstellen. Für den Empfänger spielt die Grenze keine Rolle — empfangen können müssen alle längst.
Was Sie je nach Situation jetzt tun sollten
| Sie sind … | To-do jetzt |
|---|---|
| Kleinunternehmer | Postfach für Rechnungen festlegen, Viewer und Validator bookmarken, Ablage für XML-Originale einrichten |
| Selbstständig, unter 800.000 € | Wie oben, plus: bis spätestens Ende 2027 klären, womit Sie ab 2028 selbst E-Rechnungen ausstellen |
| Über 800.000 € Vorjahresumsatz | Ausstellung bis 01.01.2027 umstellen — die Zeit dafür ist jetzt |
| Nur B2C-Kunden | Empfang trotzdem sicherstellen (Ihre eigenen Lieferanten stellen um) |
Häufige Fragen
Gibt es Strafen, wenn ich ab 2027/2028 keine E-Rechnungen ausstelle? Eine formal falsche Rechnung ist umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Praktische Folgen: Ihr Kunde kann die Annahme verweigern, der Vorsteuerabzug des Kunden wackelt, Ärger ist programmiert. Ordnungswidrigkeiten-Bußgelder sind daneben möglich.
Verschieben sich die Fristen noch? Stand heute (geprüft 07.08.2026) gelten die Fristen wie oben. Änderungen würden im UStG bzw. per BMF-Schreiben kommen — dieser Artikel wird bei Änderungen aktualisiert.
Wo prüfe ich, ob eine erhaltene Rechnung schon eine echte E-Rechnung ist? Datei in den Validator ziehen: Er erkennt, ob es strukturierte Daten nach EN 16931 sind, und erklärt Fehler verständlich.
Quellen
- Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung (abgerufen 07.08.2026)
- § 14 UStG (Wachstumschancengesetz) · § 34a UStDV (Jahressteuergesetz 2024)
- IHK-Übersichten zur E-Rechnungspflicht, u. a. IHK Dresden
Stand: 2026-08-07. Alle Angaben ohne Gewähr, keine Steuer- oder Rechtsberatung.